Permitteringene som ble gjennomført på grunn av koronakrisen er for mange bedrifter i ferd med å få en mer permanent karakter. I dagens konkurranseutsatte virkelighet må stadig flere bedrifter tilpasse seg nye rammebetingelser, noe som kan ende med nedbemanning.
Dette er ofte en dramatisk prosess for organisasjonen, men hvis du som arbeidsgiver opptrer ryddig kan overgangen til en ny tilværelse gjøres så skånsom som mulig. Loven setter klare føringer for hvordan en slik prosess skal gjennomføres. Hvis du også ivaretar den menneskelige siden på en god måte, blir omstillingen minst mulig belastende for de involverte.
Planlegg for en ryddig prosess hvis du må nedbemanne
En nedbemanningsprosess kan aldri bli utelukkende positiv, men det kan legges til positive elementer slik at prosessen oppleves fair. Målet er at de berørte skal føle seg ivaretatt og sitte igjen med et godt inntrykk av arbeidsplassen de skal forlate.
I arbeidshelsepsykologien benyttes begrepet organisatorisk rettferdighet. Dette handler blant annet om i hvilken grad ansatte opplever at organisasjonen de jobber i har rettferdige systemer og prosedyrer, og om de blir rettferdig behandlet av personer i organisasjonen. For å unngå opprivende konflikter i en nedbemanningsprosess, bør prosessen oppleves som uhildet og objektiv. En ryddig og konsekvent saksbehandling vil sikre at ansatte ikke behandles ulikt underveis.
En del av denne strategien forutsetter en tydelig og samstemt kommunikasjon. Studier viser at god kommunikasjonspraksis innebærer å oppnå forståelse for at omstillingen er nødvendig. Det er viktig å kunne vise til at nedbemanningsprosessen er begrunnet i virksomhetens økonomiske situasjon, og at det er et behov for å redusere kostnadene i form av en nedbemanning.
Budskapet bør befestes i alle deler av organisasjonen slik at dere snakker med samme tunge. Budskapet bør også være så overbevisende at de ansatte og tillitsvalgte får en oppriktig forståelse av hvorfor tiltakene må gjennomføres.
I den spesielle situasjonen vi befinner oss i nå, er det grunn til å tro at mange arbeidstagere har en forståelse for at nedbemanning er nødvendig. Likevel er det ikke sikkert at de er enige i hverken utvelgelseskriteriene eller fremgangsmåten dette gjøres på. Så selv om du kan skape forståelse for hvorfor nedbemanning er nødvendig, kan det likevel være vanskelig for den enkelte å akseptere «hvorfor meg?».
Hvis du legger en tydelig strategi for denne prosessen, vil du senere ha et akseptert grunnlag som kan brukes på informasjons- og drøftelsesmøter med ansatte og tillitsvalgte.
Drøftelsesmøte er en viktig del av nedbemanningsprosessen
Et drøftelsesmøte er et møte arbeidsmiljøloven pålegger arbeidsgiver å gjennomføre med ansatte som vurderes oppsagt fra sin stilling. Hensikten med slike møter er at arbeidsgiver og arbeidstaker skal få drøftet grunnlaget for oppsigelsen.
I et drøftelsesmøte skal arbeidsgiver redegjøre for hvorfor det vurderes oppsigelse av en ansatt og hvilke grunnlag dette er tuftet på. Det er et poeng at den endelige beslutningen om oppsigelse ikke er tatt, og hensikten med møtet er at arbeidstakeren skal få mulighet til å komme med sine synspunkter på arbeidsgivers vurderinger og si sin mening om det som kommer frem.
Som arbeidsgiver må du sørge for at utvelgelsesprosessen kan dokumenteres og at oppsigelsene er saklig begrunnet. Det gjør du ved å redegjøre for følgende forhold:
- Årsaken til nedbemanning og begrunnelse for at antall stillinger skal reduseres
- Hvordan saksbehandlingen har blitt gjennomført, noe som innebærer å opplyse om utvelgelseskriterier og utvelgelseskrets.
- Hvordan utvelgelsen faktisk er gjennomført, det vil si hvordan de ansatte er prøvd opp mot hverandre i forhold til ansiennitet og kompetanse.
Ansiennitet er et sterkt forankret prinsipp i norsk arbeidsliv, men også kompetanse og sosiale forhold skal tas med i betraktningen. Arbeidstakeren bør oppfordres til å fortelle om særlige forhold som gjør at en oppsigelse vil kunne ramme unormalt hardt, eksempelvis forsørgelsesbyrde, sykdom eller lignende.
Hvis sluttpakke er aktuelt, er dette også et tema som bør tas opp i drøftelsesmøte. En sluttpakke kan inneholde elementer, utover etterlønn, som hjelper den berørte tilbake i arbeid.
Karriererådgivning som en del av nedbemanningsprosessen
Nedbemanning kan oppleves som en dramatisk og vanskelig prosess i organisasjonen. Kolleger skilles, det sosiale nettverket på jobb krympes og de som blir oppsagt må forlate tryggheten i arbeidsfellesskapet og gå en uviss fremtid i møte.
I en slik tilstand er man ikke alltid den beste versjonen av seg selv. Men det er nettopp i denne situasjonen mange må ut å søke seg ny jobb. Derfor kan det være et godt tiltak å tilby de berørte hjelp og støtte når de skal skaffe seg nye jobber. Vissheten om et slikt tilbud gir trygghet og øker mulighetene for konstruktive prosesser og løsninger, slik at de berørte kan fortsette meningsfulle karrierer i andre organisasjoner.
En erfaren karriererådgiver vil ta kandidaten gjennom en grundig og personlig prosess, der styrker og svakheter blir analysert. Dette kan få frem ønsker og potensial som tidligere kanskje ikke har kommet til overflaten. Når dette settes opp mot resultatene fra evne- og personlighetstester, avdekkes det om det er godt samsvar mellom personlige ønsker og realistiske mål. Mange opplever at utvikling av denne type kompetanse kan føre til nye karriereveier, og sånn sett være en positiv bieffekt av en ellers vanskelig situasjon.
Karriererådgivere sitter også på erfaring og kunnskap som kan utgjøre en forskjell på et helt konkret og praktisk nivå. De vet hva arbeidsgivere ser etter hos jobbsøkere, noe som kan omsettes i en salgbar CV. De vet også mye om kombinasjonen av kompetanse og personlighet, og kan gi ærlige råd. Og sist, men ikke mist, så sitter de til daglig med et nettverk av kunder som har behov for kandidater.
Forskning viser at arbeidsledighet øker risikoen for helsemessige lidelser som for eksempel depresjon. Arbeidsledige trenger håp og verktøy som kan gi dem selvtilliten tilbake. Noen som ser dem, snakker med dem og støtter dem i jobbsøkerprosessene. En karriererådgivers mål er å bidra til at kandidatene så raskt som mulig finner nye jobbmuligheter, og at de faktisk sitter igjen med en positiv opplevelse fra den arbeidsplassen de ble nedbemannet fra.
Det å tilby karriereveiledning er ikke et krav, men det er verdifull starthjelp for de som må gå. Det å prioritere denne kostnaden kan derfor utgjøre en stor forskjell for den enkelte.
Med en ryddig prosess, rett kompetanse samt noen konkrete tilbud om støtte, er det fullt mulig å komme ut av en nedbemanningsprosess med positivt fortegn.
