Onboarding handler om å etablere gode prosesser for å introdusere nye medarbeidere til organisasjonen. Dette gir ikke bare verdi for de nyansatte, men også for virksomheten som helhet. Jo større investeringer du gjør i opplæring og innføring, jo fortere får du det tilbake i motivasjon og produktive timer.
God onboarding bidrar til raskere verdiskapning
Det tar tid å for en nyansatt å slå rot i en ny organisasjon. Han eller hun skal bli kjent med nye oppgaver, arbeidsrutiner, ansvarsområder, funksjoner og ikke minst kolleger før vedkommende fullt ut forstår bedriften og kan bruke sin kompetanse på best mulig måte.
Arbeidslivseksperter mener det tar et sted mellom 6 til 12 måneder før du får fullt utbytte av en nyansatt kollega. Det tar altså tid før en ny person kan bidra til full produktivitet og generere verdi for bedriften. Derfor er det hensiktsmessig å få ut mest mulig potensiale så tidlig som mulig i ansettelsesperioden.
Det å gi nyansatte en god start på arbeidsforholdet bidrar til dette. Det å klargjøre praktiske ting som PC, nøkkelkort, nødvendige passord og tilganger er selvfølgelig en nødvendig men liten del av prosessen. Det å få en ny medarbeider integrert i bedriften, innebærer en planmessig fremgangsmåte som tar hensyn til flere forhold.
Les også: Skreddersydde stillingsannonser er lik vellykket rekruttering
Ikke bare må du sørge for å gi den nye en ryddig introduksjon til selskapet og den nye rollen, du må også ta ansvar for at vedkommende forstår og aksepterer bedriftskulturen. Dersom miljø eller arbeidsoppgaver ikke innfrir til forventningene, kan dette påvirke den ansattes motivasjon og produktivitet.
Gjennom en god onboardingprosess kan den nyansatte bli en verdifull ressurs raskere:
- Lag en plan for hele prøvetiden – må inneholde en konkret opplæringsplan med tydelige mål
- Sett opp møter med andre ansatte slik at den nye blir kjent med funksjoner i hele bedriften
- Lær den nye om interne arbeidsprosesser, slik at vedkommende forstår verdikjeden og kjenner detaljene i hvert ledd.
- La den nye bli kjent med kultur, normer og regler. Særlig de uskrevne.
- Etabler et godt støtteapparat. Gode rutiner for oppfølging og veiledning bidrar til at din nye medarbeider blir selvgående raskere.
Jo raskere du får en ny person produktiv, jo bedre er det. Undersøkelser viser at effektive onboardingprogrammer kan øke ansattes resultater med 11.5 prosent. Gode onboardingprosesser fører til at den nyansatte raskere bidrar til virksomhetens verdiskapning, beholder engasjementet og blir i jobben. Til sammen er dette faktorer som bidrar til at produktiviteten i virksomheten øker.
Med god onboarding beholder du talentene du rekrutterer
Arbeidsgivere bruker mye tid og ressurser på å finne rett person for en ledig stilling. Denne innsatsen er imidlertid bortkastet dersom vedkommende ikke blir værende. Risikoen for at noen slutter er størst i begynnelsen av ansettelsesforholdet. Ifølge en rapport fra Statistisk Sentralbyrå er andelen ansatte som skifter jobb tre ganger så høy blant nyansatte enn blant de som har stått i jobben lenge.
Derfor bør en god onboarding være en naturlig forlengelse av enhver rekrutteringsprosess. Hvis du ikke har et godt program for den første tiden, er det helt tilfeldig om dine nye kolleger vil trives og gjøre sitt beste. I verste fall kan du miste dem og måtte starte rekrutteringsprosessen på nytt.
Les også: Feilansettelser er noe av det dyreste du gjør
Ifølge en amerikansk undersøkelse er så mange som 93 prosent av arbeidsgiverne enige om at en god onboarding-opplevelse påvirker om den nyansatte blir værende i organisasjonen. De ser altså på introduksjonsprogrammet som et strategisk verktøy for å tiltrekke seg og holde på talenter. Dette er tankevekkende når det kun er 31 prosent av norske ansatte som oppgir å ha gjennomført et slikt program.
En god onboardingprosess vil være med på å gi den ansatte et godt inntrykk av selskapet som helhet, og ikke minst bygge oppunder ditt employer brand. Et sterkt employer brand vil igjen gjøre det lettere å tiltrekke seg, og beholde, attraktiv arbeidskraft. Husk at feilansettelser er noe av det dyreste du gjør (link)
Onboardingen starter tidlig i rekrutteringsprosessen
Mange organisasjoner begrenser onboardingprosessen til den første uken, og overlater deretter en ny medarbeider mer eller mindre til seg selv. Hvis du skal få et ordentlig utbytte av en slik prosess, må du investere i et lengre løp. En onboardingprosess varer fra en kandidat har signert ansettelsesavtalen til hun eller han er fullt integrert i bedriften.
Twitter, som regnes for å være et selskap med et av de beste onboardingprogrammene i verden, kaller prosessen From Yes to Desk. Denne omhandler perioden fra en nyansatt har signert arbeidsavtalen til vedkommende sitter på pulten sin og bidrar til verdiskapning for selskapet.
I løpet av denne tiden skal den nyansatte gjennom 75 trinn som omhandler alt fra ny e-post adresse, beskrivelse av første arbeidsdag, lunsj med CEO og fredagspils med senior teamene.
Et profesjonelt rekrutteringsselskap kan hjelpe deg med å skreddersy et opplegg som harmonerer med din bedrift. Tiden fra en person har signert arbeidsavtalen og frem til oppstart kan for eksempel strekke seg over flere måneder. Denne tidsluken bør benyttes godt.
Vi kan sikre at du passer på at systemer, adganger, utstyr og tilganger er klart til oppstartsdato, men vi ønsker også at du gjør ting som får en kandidat til å føle seg inkludert. Dette kan dreie seg om informasjon og oppfølging før oppstart, invitasjoner til bedriftslunsjer, opprette kontakt med en fadder eller sørge for at vedkommende får julegave. Vi vet hva som skal til for at din nye kollega føler seg ønsket, og omfavner din bedriftskultur når hun eller han begynner.
En god onboardingprosess inkluderer hele bedriften
Onboarding handler om at den nyansatte skal finne sin plass, men også om at organisasjonen må lage plass. Avdelinger og team må forberedes på at det kommer en ny medarbeider de skal dele ansvar og arbeidsoppgaver med.
Ifølge forskning fra Arbeidshelseinstituttet er konflikter på arbeidsplassen ofte knyttet til organisatoriske forhold som blant annet arbeids- og ressursfordeling, kommunikasjonsstruktur og rolleforventninger. Når en ny kollega skal inn kan noen for eksempel føle seg truet og ikke ønsker å gi fra seg arbeidsoppgaver. Ekstra tilspisset blir det hvis denne personen også har opplæringsansvar.
Det å ha snakket gjennom hvilke oppgaver og ansvarsområder personene i det nye teamet skal ha, kan være en viktig faktor for å dempe konflikt og legge til rette for samarbeid og trivsel.
En onboardingprosess vil utspille seg forskjellig fra bedrift til bedrift. Poenget med en onboarding er å bli kjent med hverandre – vi kan lage en guide for hvordan organisasjonen skal angripe dette. I Businesspeople Rekruttering er vi opptatt av å tilpasse onboardingen den enkelte virksomhetens behov. Vi er en idebank og en sparringspartner, slik at våre kunder kan finne de prosessene som passer for deres organisasjon. Vi er først og fremst en erfaren rådgiver, som sikrer at bedriftene vi bistår får en vellykket rekruttering.
