preboarding.GettyImages-1093900326SMAL

Tiden fra dere signerte arbeidsavtalen til den nyansatte faktisk begynner å jobbe, er en periode som bør utnyttes godt. En effektiv preboardingprosess gir den nyansatte en grunnleggende forståelse av bedriften, sin nye rolle og virksomhetens internkultur. Dette korter ned tiden før den nyansatte er operativ og lønnsom.

Det er ikke uvanlig at det kan ta flere måneder fra ansettelseskontrakten er signert til den nyansatte har sin første arbeidsdag. Utnytt tiden, og start prosessen med å integrere den nye medarbeideren i bedriften så raskt som mulig.

 

Preboarding hever kvaliteten på nyansettelser

Hensikten med å holde kontakt i denne perioden er å bygge lojalitet og tilhørighet til bedriften. Jo tettere man får knyttet den nyansatte til seg i denne perioden, jo større er sjansen for at vedkommende får en god opplevelse og blir værende i jobben. Det å investere i en god og helhetlig onboarding prosess, vil rett og slett forbedre kvaliteten på nyansettelsen.

 

CTA guide til god onboarding av nye ansatte

 

Ifølge en kandidatundersøkelse gjennomført av CarreerBuilder er arbeidsgivers kommunikasjon spesielt viktig for nyansatte i en tidlig fase. Samtidig opplever 40 % av kandidatene en mangel eller fravær av kommunikasjon i perioden fra de har akseptert jobbtilbudet og til første arbeidsdag. Dette støttes også av norske funn. Frode Dale, forfatter av boken Ledelseskifter, har funnet at 24 av 25 intervjuede ledere ikke var fornøyd med hvordan de ble fulgt opp i perioden etter kontraktinngåelse, og at over halvparten av nyrekrutterte lederne fortsatt var åpen for andre tilbud langt ute i prøveperioden.

Det kan altså være risikabelt å ikke holde kontakt med den nye medarbeideren i perioden mellom kontraktsinngåelse og oppstart. Feilansettelser er som kjent kostbart. Det kan være mange grunner til at en ny medarbeider ikke begynner som avtalt, og i løpet av denne tiden kan det skje ting som gjør at den kommende medarbeideren kanskje angrer på beslutningen om å skifte jobb.

En god preboarding kan forsterke følelsen av at jobbskiftet var en god avgjørelse, og bidra til en topp motivert kollega fra første arbeidsdag. Det å ha gode rutiner knyttet til denne prosessen er derfor sentralt.

 

Slik gjør du preboarding i praksis

Preboarding handler om å inkludere den nyansatte allerede fra starten av. Ved å ønske din nye kollega velkommen og vise at dere ser frem til samarbeidet, bygger du lojalitet til den nye arbeidsplassen. Det er fin mulighet til å la den nye medarbeideren bli kjent med virksomhetens kultur og verdier.

 

Les også: Hvordan opprettholde det uformelle samarbeidet på hjemmekontoret

 

I praksis kan dette innebære å invitere den nyansatte med på faglige arrangementer og sosiale sammenkomster som julebord, fredagspils eller digitale sammenkomster i tider der det er mer naturlig. En uformell lunsj med avdelingen før oppstart, er også en fin mulighet til å bli kjent.

 

Ingen liker å bruke sine første dager på en ny arbeidsplass til å fylle ut en masse skjemaer eller lese og underskrive dokumenter. Alt det som kan gjøres av formalia før oppstart, bør derfor gjøres. Ta for eksempel rede på den nye medarbeiderens datamaskinpreferanser og telefonbehov. Alle praktiske ting skal være klart til første arbeidsdag.

 

HR bør ha rutiner på hvilke prosedyrer som gjelder i organisasjonen, og implementere dette hos nærmeste leder, som kan følge det opp. Det å opprette en fadder eller mentor som kan ivareta den nyansatte i oppstartsfasen, kan også være hensiktsmessig.

 

Preboarding gir mulighet til opplæring

Personer som har takket ja til en ny jobb har ofte stor motivasjon til å sette seg inn i sin nye arbeidshverdag. Dette er et mulighetsrom hvor arbeidsgiver kan holde kontakt og gi tilgang til viktig informasjon om arbeidsplassen før vedkommende har startet.

En måte å gjøre dette på kan være å sende små opplæringsdrypp med jevne mellomrom. Gi tilgang til systemer og eventuelle grupper hvor den nye medarbeideren kan ha kontakt med kolleger, leder og fadder. Du kan for eksempel:

 

  • Introdusere den nyansatte for systemer dere bruker, gi logg inn opplysninger og oppfordre vedkommende til å prøve det ut
  • Tilby den nyansatte relevant kursing eller sertifiseringer før oppstart
  • Oppfordre vedkommende til å følge bedriftens sosiale kanaler
  • Tilby interessante bloggartikler dere har skrevet

 

En litt spent nyansatt hadde garantert satt pris på følgende e-post «Hei, nå er det seks uker til du skal begynne hos oss. Det gleder vi oss til. Jeg har lagt ved to artikler vi har skrevet. Ta en titt på dem. Jeg vil gjerne vite hva du synes»

 

Gevinsten av dette arbeidet er at du får den nyansatte raskere i gang med verdiskapende arbeid, og det blir en mer effektiv prosess når personen faktisk kommer på jobb.

 

Viktigheten av gode rekrutteringsprosesser

Preboarding er en del av et sammenhengende løp som starter med utvelgelsesprosessen og varer helt til den nye medarbeideren er fullstendig integrert i bedriften. Virksomheter som tar for lett på dette arbeidet løper en bemanningsrisiko på sikt. For hver dårlig rekrutteringsprosess blir det vanskeligere å finne neste medarbeider.

 

I Businesspeople Rekruttering har vi rådgivere med lang erfaring og et solid metodeverk som kan hjelpe deg med å finne kompetansen du mangler. Vår tilnærming er å starte med en systematisk jobbanalyse, som vil gjøre deg bevisst på hvem som skal rekrutteres og hvorfor. På denne måten er vi svært treffsikre i utvelgelsen av kandidater.

 

For oss er det viktig å rekruttere kompetanse som passer inn i bedriften og blir der lenge. Derfor er vi også opptatt av at alle kandidater skal oppleve en god prosess. Våre rådgivere vet hva som skal til for at en ny medarbeider føler seg velkommen, og omfavner din bedriftskultur den dagen han eller hun begynner.

CTA for nedlasting av guide til god onboarding av nye ansatte