Med kamp om arbeidstakerne er det viktigere enn noen gang å utnytte tiden mellom ansettelse og oppstart. Mange kandidater er nå i flere prosesser når de er på jobbsøk og faren er stor for at de velger å trekke seg fra ansettelsen før oppstart til fordel for et bedre tilbud fra andre. En vellykket ansettelsesprosess krever derfor at prosessen starter allerede før medarbeiderens første arbeidsdag, og preboardingfasen er viktigere enn vi tror.

Preboarding er betegnelsen for perioden mellom ansettelse og oppstart. Denne fasen kan variere fra uker til måneder, og det kan ta lang tid fra kontrakten er signert til den nyansatte starter i jobb. I løpet av denne tiden kan det skje ting som gjør at den kommende medarbeideren kanskje revurderer sin beslutning. De kan for eksempel få tilbud hos en annen arbeidsgiver, eller tilbud om nye oppdrag eller høyere lønn på sin nåværende arbeidsplass. Det er i denne mellomperioden hvor en god preboarding kan bidra til å forsikre den nyansatte om at de har tatt det rette valget.

Det er et kjent faktum at det er sammenheng mellom god onboarding og lav turnover. En god onboarding av ansatte kan forbedre turnover med hele 82%, og denne prosessen burde være i fokus allerede før første arbeidsdag. Vi anbefaler derfor å utnytte tiden, og starte prosessen med å integrere den nye medarbeideren i bedriften så raskt som mulig. Dette er i tillegg lønnsomt da kandidaten får enklere oppstart og kommer raskere i gang med arbeidsoppgaver.

God preboarding hever kvaliteten på nyansettelser

De fleste bedrifter utfører en eller annen form for preboarding, både bevisst og ubevisst. Dette innebærer ofte utfylling av skjemaer eller utsendelser av informasjon, som verken er en personlig eller skreddersydd opplevelse. Det vil heller ikke bidra til å generere tillit eller lojalitet.

Hensikten med preboarding er å få medarbeideren til å føle seg ivaretatt og motivert fra første stund. Gjennom å knytte psykologiske bånd i perioden før oppstart kan man bidra til å bygge både lojalitet og styrke relasjonen mellom den nyansatte og virksomheten. Dette gir ikke bare verdi for den nye arbeidstakeren, men også for bedriften som helhet.

Dersom man investerer i relasjonsbygging med den nyansatte i denne perioden vil det være større sjanse for at vedkommende får en god opplevelse og blir værende i jobben. Det å investere i en god og helhetlig onboarding prosess, vil rett og slett forbedre kvaliteten på nyansettelsen. Videre vil den nyansatte få grunnleggende forståelse av bedriften, sin nye rolle og virksomhetens internkultur. Dette bidrar til å korte ned tiden før de er operativ og lønnsom.

Større krav til arbeidsgivere

Arbeidsmarkedet har endret seg og vi er mer åpne for nye muligheter. Millennials, også referert til som “The job-hopping generation”, vil i følge Deloittes Globale Millenial Survey utgjøre 75% av arbeidsstyrken i 2022. De er stadig på utkikk etter nye og bedre muligheter, og det vil derfor være nyttig å bygge en god relasjon til disse tidlig, for å unngå at de blir nysgjerrige og åpen for andre tilbud.

Les også: Gjør deg klar for Generasjon Z!

Ifølge en kandidatundersøkelse gjennomført av CarreerBuilder er arbeidsgivers kommunikasjon spesielt viktig for nyansatte i en tidlig fase. Samtidig opplever 40 % av kandidatene en mangel eller fravær av kommunikasjon i perioden fra de har akseptert jobbtilbudet og til første arbeidsdag. Dette støttes også av norske funn. Frode Dale, forfatter av boken Ledelseskifter, har funnet at 24 av 25 intervjuede ledere ikke var fornøyd med hvordan de ble fulgt opp i perioden etter kontraktinngåelse, og at over halvparten av nyrekrutterte lederne fortsatt var åpen for andre tilbud langt ute i prøveperioden.

Det kan altså være risikabelt å ikke holde kontakt med den nye medarbeideren i perioden mellom kontraktsinngåelse og oppstart. Feilansettelser er som kjent noe av det dyreste du gjør. Det kan være mange grunner til at en ny medarbeider ikke begynner som avtalt, og i løpet av denne tiden kan det skje ting som gjør at den kommende medarbeideren kanskje angrer på beslutningen om å skifte jobb.

En god preboarding kan forsterke følelsen av at jobbskiftet var en god avgjørelse, og bidra til en topp motivert kollega fra første arbeidsdag. Det å ha gode rutiner knyttet til denne prosessen er derfor sentralt.

Preboarding i praksis

Preboarding handler om å inkludere den nyansatte allerede fra starten av. Ved å ønske din nye kollega velkommen og vise at dere ser frem til samarbeidet, bygger du lojalitet til den nye arbeidsplassen. Det er fin mulighet til å la den nye medarbeideren bli kjent med virksomhetens kultur og verdier. I praksis kan dette for eksempel innebære å invitere den nyansatte med på faglige arrangementer og sosiale sammenkomster. En uformell lunsj med avdelingen før oppstart, er også en fin mulighet til å bli kjent.

HR bør ha rutiner på hvilke prosedyrer som gjelder i organisasjonen, og implementere dette hos nærmeste leder, som kan følge det opp. Det å opprette en fadder eller mentor som kan ivareta den nyansatte i oppstartsfasen, kan også være hensiktsmessig. Ingen liker å bruke sine første dager på en ny arbeidsplass til å fylle ut en masse skjemaer eller lese og underskrive dokumenter. Alt det som kan gjøres av formalia før oppstart, bør derfor gjøres.

De som har takket ja til en ny jobb har ofte stor motivasjon til å sette seg inn i sin nye arbeidshverdag. Dette er et mulighetsrom hvor arbeidsgiver kan holde kontakt og gi tilgang til viktig informasjon om arbeidsplassen før vedkommende har startet. En måte å gjøre dette på kan være å sende små opplæringsdrypp med jevne mellomrom. Gi tilgang til systemer og eventuelle grupper hvor den nye medarbeideren kan ha kontakt med kollegaer, leder og fadder. Du kan for eksempel:

• Introdusere systemer dere bruker, og oppfordre gjerne vedkommende til å prøve det ut
• Invitere til relevante faglige og sosiale sammenkomster
• Tilby den nyansatte relevante kurs eller sertifiseringer før oppstart
• Lage introduksjonsprogram for de første ukene som kandidaten får tilsendt senest en uke før oppstart
• Presenter gjerne organisasjonskart og gi tilgang til informasjon og presentasjon av virksomheten slik at de får innsikt i deres verdier og kultur.

Oppfordre gjerne kollegaer som skal jobbe tett med den nyansatte til å henvende seg med en velkomstmelding på for eksempel LinkedIn, og invitere de gjerne inn i interne sosiale grupper slik at de kan ha kontakt med kollegaer og få innblikk i det arbeidsmiljøet. Dette vil bidra å styrke tilhørigheten, og følelsen av å være en del av virksomheten.

Gevinsten av dette arbeidet er at du får den nyansatte raskere i gang med verdiskapende arbeid, og det blir en mer effektiv prosess når personen faktisk kommer på jobb.

• Les også: Hvordan få mest ut av onboarding?

Viktigheten av gode rekrutteringsprosesser

Preboarding er en del av et sammenhengende løp som starter med utvelgelsesprosessen og varer helt til den nye medarbeideren er fullstendig integrert i bedriften. Virksomheter som tar for lett på dette arbeidet løper en bemanningsrisiko på sikt. For hver dårlig rekrutteringsprosess blir det vanskeligere å finne neste medarbeider.

• Les også: Grunnarbeidet avgjør rekrutteringen

I Businesspeople Rekruttering har vi rådgivere med lang erfaring og et solid metodeverk som kan hjelpe deg med å finne kompetansen du mangler. Vår tilnærming er å starte med en systematisk jobbanalyse, som vil gjøre deg bevisst på hvem som skal rekrutteres og hvorfor. På denne måten er vi svært treffsikre i utvelgelsen av kandidater.

For oss er det viktig å rekruttere kompetanse som passer inn i bedriften og blir der lenge. Derfor er vi også opptatt av at alle kandidater skal oppleve en god prosess. Våre rådgivere vet hva som skal til for at en ny medarbeider føler seg velkommen, og omfavner din bedriftskultur den dagen han eller hun begynner. Kunne du tenke deg bistand i slike prosesser? Ta gjerne kontakt for en uforpliktende prat med en av våre rådgivere!