En god onboarding er bedriftens sjanse til å la en ny medarbeider starte på riktig spor, med å bygge kultur, holdning, kunnskap og ferdigheter helt fra begynnelsen. Jo raskere en nyansatt onboardes, jo raskere kan denne personen bidra produktivt i bedriften. Men hvordan gjøre dette digitalt? Det å ta imot en ny medarbeider i bedriften når det ikke er mulig å møtes fysisk, kan være utfordrende.
Heldigvis er det å ta imot nye medarbeidere i digitale team egentlig ikke noe nytt. I globale teknologibedrifter har man drevet med dette lenge, og det har til og med blitt forsket på. Nils Brede Moe i SINTEF sier det er ingen grunn til å utsette onboarding bare fordi den må foregå digitalt. For å lykkes med onboarding i digitale team kreves det imidlertid mer struktur og tettere oppfølging enn det som er nødvendig i samlokaliserte team.
For å få mest mulig ut av onboarding er tett oppfølging og kommunikasjon et sentralt poeng.
Disse fire trinnene vil gi deg et godt grunnlag for å integrere en ny medarbeider digitalt. Da får du en lønnsom kollega raskere, selv om vedkommende skal lære seg å kjenne bedriften hjemmefra.
1. Opprett gode strukturer for opplæring når onboardingen er digital
En nyansatt har naturlignok et stort informasjonsbehov i begynnelsen. Utfordringen er bare hvordan informasjonen best deles, når alt foregår digitalt. Det å etterlate en nyansatt med innboksen full av dokumenter er neppe spesielt effektivt. Hvis du har gjort god preboarding, og utnyttet tiden mellom ansettelse og oppstart godt, har den nyansatte et fint utgangspunkt for videre opplæring.
For at en nyansatt skal fungere i rollen sin fortest mulig, må du være sikker på at vedkommende får en grunnleggende forståelse for virksomheten. Det viktigste den nyansatte skal ta med seg ut fra en slik type opplæring handler om å forstå hva virksomheten leverer, hvor man kan få hjelp og hvem man skal samarbeide med. For at din nye kollega skal kunne utføre jobben sin, trenger han eller hun en grundig innføring i:
- hva virksomheten gjør
- tekniske løsninger
- hvor man finner ulike ressurser på nett og fellesområder
- hvilke mennesker som er nøkkelressurser
HR bør sette en felles standard for disse oppgavene, slik at rutinene er på plass når en ny skal integreres hjemmefra. En formell plan for onboarding bør adressere bestemmelser for tidslinjer, mål, ansvar og støtteressurser for en nyansatt.
For å støtte ytterligere opp om prosessen kan nærmeste leder opprette andre kanaler for informasjonsutveksling. Det kan for eksempel dreie seg om å etablere fellesområder eller fora der kolleger deler kompetanse rundt systemer som brukes, spesialistfunksjoner eller spesifikke fagfelt.
Hvis det er mange som starter i bedriften samtidig, kan også egne nettverk for nyansatte være en god ide.
2. Opprett et støtteapparat for å lykkes med onboarding
En nyansatt trenger kontinuerlig tilbakemelding og veiledning for å forstå sin rolle.
Hyppig kontakt og tett oppfølging fra nærmeste leder er derfor spesielt viktig i den første tiden. Eksempelvis kan videosamtaler med regelmessig frekvens, på faste tidspunkter, være et godt utgangspunkt for å skape struktur for den nye.
Likevel er det en stor fordel om denne oppgaven ikke utføres som et soloprosjekt av leder alene. Det å raskt etablere et kollegialt nettverk gir den nyansatte en uvurderlig kilde til informasjon som er nødvendig for å bli produktiv.
Ved å tidlig inkluderes i et team, får den nye et nettverk av folk som kan bidra med praktisk informasjon. I tillegg får den nye en innføring i organisasjonskulturen og normene på arbeidsplassen. Ved å sosialt samhandle med et team vil den nye fortere forstå hvordan vedkommende skal utføre rollen sin, og vokse i organisasjonen. I praksis kan denne prosessen smøres ved å:
- Ha oftere faste videomøter med hele teamet
- La den nye løse reelle oppgaver sammen med en kollega så fort som mulig
- Opprette et mentorprogram
Det å ha en mentor eller fadder viser seg å ha særlig stor betydning for hvor raskt en nyansatt kan integreres digitalt. I en studie fant forskere at nyansatte med mentor var hele 5 ganger så aktive som nyansatte uten mentor etter fem uker.
3. Senk forventningspresset til den nyansatte
Onboarding handler om prosesser for å lære opp og integrere nyansatte i teamet og organisasjonen. Dette er et langt lerret å bleke, gjerne mellom seks til tolv måneder. Skap derfor en aksept for at dette tar tid.
I begynnelsen av et ansettelsesforhold er det ikke uvanlig å være redd for at man ikke gjør en god nok jobb. Dette kan føre til at nye folk jobber mye, noen ganger altfor mye.
Forskning viser at folk som jobber mer enn 11 timer per dag, har en økt risiko for alvorlig depresjon.
På hjemmekontor kan dette bli en ekstra utfordring hvis skillene mellom jobb og fritid hviskes ut. I gjennomsnitt jobber vi 42 minutter mer hver uke når vi sitter på hjemmekontor. Din nye kollega trenger ikke bidra til å dra dette snittet opp ved å være tilgjengelig for jobben døgnet rundt. Hjelp din nye kollega til å skape et sunt forhold mellom jobb og fritid, og oppfordre vedkommende til å logge av etter en vanlig arbeidsdag.
Vær tydelig i kommunikasjonen til nyansatte om at dette er en trinnvis prosess, og det er ingen som forventer at nye skal overlevere fra dag én. Du må hjelpe kandidaten til å senke forventningene til seg selv.
4 . God onboarding er resultatet av god utvelgelse
Onboarding handler om å omskape mennesker som ikke kjenner organisasjonen til å bli effektive og velintegrerte medarbeidere med engasjement og tiknytning til sin nye arbeidsplass. På denne måten er god onboarding en videreføring av god rekruttering og god utvelgelse. Det hjelper med andre ord lite å ha et perfekt onboarding-program hvis du ansetter feil person.
Vår erfaring tilsier at de fleste feilansettelser skjer på bakgrunn av sviktende forarbeid.
I Businesspeople Rekruttering starter vi derfor alle våre prosesser med en systematisk jobbanalyse, en bevisstgjøring på hvem som skal rekrutteres og hvorfor. En grundig jobbanalyse fører til en mer treffsikker rekrutteringsprosess, som igjen øker sjansen for å ansette rett person i stillingen.
