De mest effektive teamene i verden er gode på kommunikasjon og samarbeid. Det å skape et effektivt team når alle samles fysisk på kontoret hver dag, kan være en utfordring i seg selv. Når stadig flere sitter på hjemmekontor, krever det enda mer.
For å kontrollere at produktiviteten i virksomheten holdes oppe, er det lett å fokusere mest på måloppnåelse, arbeidsfordeling og oppgaver. Men som leder er det verdt å legge ned en ekstra innsats for å opprettholde trivsel og samhold i teamet ditt.
Sosial isolasjon over tid kan føre til en følelse av mindre lojalitet til bedriften og høyere turn-over. En følelse av fellesskap kan derimot øke effektiviteten i grupper. Studier viser at den uformelle sosiale interaksjonen som oppstår ved kaffemaskinen eller lignende, kan øke produktiviteten til ansatte med hele 15 %.
Ledere bør legge til rette for gode rutiner og struktur på hjemmekontoret
For å være en god leder når mange jobber hjemmefra, krever at du både fanger opp de som ikke trives så godt på hjemmekontor, og legger til rette for at de uformelle sosiale kanalene opprettholdes. Selv om hjemmekontoret kan ha sine utfordringer, er det også relativt raske og enkle tiltak du kan gjøre for å lette overgangen.
Harvard Business Review anbefaler ledere å etablere rutiner for daglige samtaler med medarbeidere på hjemmekontor. Dette kan enten være en serie av en- til-en samtaler dersom de ansatte jobber uavhengig av hverandre, eller gruppesamtaler for team som samarbeider tett.
Poenget er at samtalene er regelmessige og forutsigbare, og at møtene er et forum der ansatte vet at de kan konsultere deg, og at deres bekymringer og spørsmål vil bli hørt. Det å øke frekvensen på medarbeidersamtaler, kan også fange opp signaler og misnøye som ellers ville blitt diskutert rundt i Teams og forum.
Legg til rette for god kommunikasjon på hjemmekontoret
Mange på hjemmekontoret er redde for at de ikke gjør en god nok jobb, fordi de har arbeidsoppgaver som ikke er så synlige. Når den eneste kontakten du har med en kollega er via e-post, tekst, telefon eller videochat, er det mye større sjanse for at misforståelser oppstår eller at man går glipp av viktig informasjon. Det å være en tydelig kommunikator er spesielt viktig for at alle i teamet skal føle seg sett og ivaretatt.
Det finnes mange kanaler å kommunisere gjennom digitalt. Chat og e-post regnes som den fattigste, mens videokonferanser, som gir deltakerne mange av de visuelle signalene som en fysisk tilstedeværelse ville gjort, regnes naturlig nok som rikere. Video føles derfor mer personlig enn skriftlig- eller lydkommunikasjon, og egner seg for komplekse samtaler. Innfør også regler om at folk skal ha kameraet sitt på i større møter.
Les også: Videointervjuer - den nye arenaen for rekruttering?
Husk at terskelen for å ta kontakt kan for mange være høyere i digitale kanaler. Man tar ikke nødvendigvis en telefon for det man hadde spurt om ved å stikke hodet innom dersom man hadde vært i samme lokale. Mange kan derfor oppleve det som vanskelig å skaffe seg nødvendig informasjon. Det kan være lurt å opprette fellesområder der ansatte kan dele informasjon, råd og tips om systemer, rutiner og felles anliggender. Ofte lurer flere på de samme tingene.
Les også: Lønnsom rekruttering – den rette kandidaten får alle til å prestere bedre
Oppfordre ansatte til å logge av
Når man sitter hjemme hele dagen, kan det være vanskelig å logge seg av slik at man ender opp med å være tilgjengelig for jobben hele tiden. Psykologer anbefaler sterkt at man holder på strukturen man vanligvis ville hatt i løpet av en arbeidsdag, selv om man jobber hjemmefra. Oppfordre derfor dine ansatte til å lage et tydelig skille mellom jobb og fritid, slik at de ikke bruker seg opp.
Ta vare på muligheter for uformell sosial interaksjon med dine ansatte. Selv om det kan virke tvungent og overfladisk kan deling av morsomme videoer, sanger eller felles trim øvelser styrke følelsen av tilhørighet.
Unngå at alle samtaler med dine ansatte kun handler om arbeidsrelaterte anliggender. Det er lett å overse de korte, uformelle samtalene du ville hatt med dine kolleger gjennom dagen, dersom dere hadde oppholdt dere på samme sted.
Rekrutter ledere som er gode til å lede folk på hjemmekontor
Lederrollen ansees som svært viktig for de ansattes trivsel og produktivitet. Samtidig har hjemmekontor endret kravene til ledelse, og de personlige egenskapene som er nødvendig for å lykkes i jobben.
En leders kommunikasjonsferdigheter, empati og evnen til å være strukturert vil kanskje spille en større rolle for teamets trivsel og produktivitet når fjernledelse er den nye hverdagen. Dette er egenskaper du bør se etter allerede i rekrutteringsprosessen.
Les også: Vurder dette før du velger rekrutteringsbyrå
Ved å starte rekrutteringsprosessen med en jobbanalyse, kan du kartlegge hva som er viktig for en lederrolle i din virksomhet. Grunnarbeidet er avgjørende for en vellykket rekrutteringsprosess. Ved å teste aktuelle kandidater er det mulig å synliggjøre ferdigheter og egenskaper som er relevante for å lykkes i rollen som leder. Denne type tester kan ta høyde for det nødvendige kompetansebehovet som kreves for å være en god leder, også når det ikke er mulig å møtes fysisk.
I Businesspeople Rekruttering er jobbanalyse og testverktøy utgangspunktet for alt vi gjør. For oss er det viktig å finne ledere som opprettholder produktiviteten i din virksomhet, selv om arbeidsforholdene har forandret seg.
